La macchina organizzativa del Bellieni 

All’interno della nostra realtà, la famiglia Istituto Bellieni, ciascuno ha un proprio ruolo, delle responsabilità che nascono dagli studi, propensioni, peculiarità, talenti che lo caratterizzano.

C’è chi fa ricerca in archivio, chi legge gli ultimi libri usciti, chi predispone i materiali didattici per insegnare le norme ortografiche, chi si prepara per tenere i corsi di sardo, di Storia della Sardegna, di poesia, di cultura sarda attraverso gli occhi delle donne, chi si interfaccia con i canali stampa, chi pubblicizza le iniziative attraverso i social, chi lavora dietro le quinte per l’elaborazione del materiale grafico o chi è presente in sede a disposizione del pubblico e chi permette che tutto ciò possa essere possibile in un clima sereno e accogliente dove tutto viene coordinato e integrato!

Questo faccio, sono io. Questo è il mio ruolo di organizzatrice culturale per cui sono necessarie spiccate funzioni esecutive oltre che competenze sociali, culturali, tecniche e pratiche.

Ma cosa deve saper fare un’organizzatore culturale?

1) Indirizzare l’attenzione sull’attività da svolgere e mantenere un buon livello di concentrazione finché l’attività non è stata completata senza lasciarsi attirare da distrazioni.

2) Capire come gestire al meglio il tempo, un’abilità che permette di comprendere, avvertire il passare del tempo, ma anche di agire e fare al momento giusto! “Non est a si nde pesare chitzo su mangianu est a intzertare s’ora”.

3) Tenere a mente informazioni per un tempo sufficiente a utilizzarle per un’azione è ciò permette di portare a termine compiti molto complessi senza dimenticare delle informazioni o perdersi nell’esecuzione così come mantenere alto il livello di attenzione ed energia fino al termine di un’attività.

4) Essere flessibili, apportare delle modifiche ai programmi in base alle condizioni che si presentano.

5) Riflettere sulle azioni e i comportamenti con il fine di valutare se occorrono modifiche per raggiungere l’obiettivo prefissato.

6) Essere capaci di gestire la propria emotività per evitare di cedere a comportamenti impulsivi.

Come si organizza un evento culturale culturale?

Noi del Bellieni partiamo dalle idee che, elaborate tutti insieme, diventano progetti che passano così dallo status di essere progetti condivisibili a quello di condivisi.Da qui scaturiscono quelli che sono il programma delle attività, il calendario e le scadenze da rispettare.

Stabilito questo si passa alla trasformazione in azione.

In ordine cronologico si procede ad attivare tutti i processi necessari per realizzare l’azione prevista (sia esso un corso, un convegno, un laboratorio), si indirizza l’attenzione su di essa e mantenendo un buon livello di concentrazione si va avanti finché l’attività non è completata, senza abbandonarsi a distrazioni.

Si gestisce il tempo. Questo presuppone nel caso, per esempio, dell’organizzazione di un convegno, nell’impegnare con congruo anticipo i relatori, nel prenotare la sala desiderata, così come il volo e l’hotel per gli ospiti. Ancora, nella richiesta del titolo della relazione e della durata della stessa; nel comunicare all’addetto stampa il titolo, gli obiettivi e la data del convegno, i nomi e il curriculum vitae dei relatori e nel richiedere al grafico l’elaborazione della locandina sulla base dei contenuti concordati, programmare la pubblicazione nei social e nel sito internet e contemporaneamente prevedere la stampa in tipografia dei materiali (brochure, locandine, rollup).

Si devono tenere a mente tutte le informazioni utili, le scadenze, i contatti presi, i quesiti in sospeso, in un ordine sempre in continuo aggiornamento, senza perdersi.

È necessario essere flessibili negli orari, nei tempi, nei programmi che possono subire delle modifiche, sapersi autoregolare, valutando eventuali modifiche necessarie per raggiungere l’obiettivo. Tutto questo in tranquillità, in pieno autocontrollo, senza cedere a comportamenti impulsivi.

Prima della realizzazione dell’evento è necessario fare un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine e funzionante (microfoni, video proiettore) e il giorno dell’evento essere sul posto almeno un’ora prima per sistemare le ultime cose ed essere pronti ad accogliere i convenuti.

Durante l’evento è necessario mantenere un’alta concentrazione, nonostante i tempi, le responsabilità e i compiti siano chiaramente definiti, poiché può sempre capitare un imprevisto o una situazione, non sempre complessa, da risolvere.

Terminato l’evento vi è la restituzione di quanto accaduto agli assenti attraverso un comunicato stampa, la raccolta delle relazioni per la pubblicazione degli atti (se previsti) ed il riconoscimento delle spettanze dovute a tutte le figure coinvolte.

Ora traslate questo piccolo esempio in tutte le nostre attività: questo è quello che accade ogni qualvolta proponiamo sul sito e sui social qualche iniziativa; come avrebbe detto Prof. Pinna, ogni qualvolta si mette in moto la nostra “macchina organizzativa”!